Wie kann ich meine Kontaktadressen aus Outlook oder anderen Programmen übernehmen?

Kundenadressen aus Outlook oder auch aus anderen Programmen lassen sich leicht übernehmen. Dazu lassen sich über Extras – Import – Stammdaten Outlookdaten oder Daten aus einer Textdatei einlesen. Die Textdatei kann dabei auch im CSV-Format vorliegen, das z.B. mit Excel erstellt werden kann.  Bei Outlook-Daten muss nur noch das Ziel-Objekt angelegt werden, also bestimmt werden, in welche Gruppe die Daten eingerichtet werden, also beispielsweise Kunden, Lieferanten etc.

Bei Textdateien muss noch eine Feldzuordnung vorgenommen werden. Wenn bislang noch nie eine Zuordnung vorgenommen wurde, kann auf Seite 1 des Importassistenten „keine“ Feldzuordnung stehen bleiben. Ansonsten würden in diesem Feld bereits übernommene Feldzuordnungen angezeigt werden. Auf Seite 2 lassen sich Trennzeichen und Dateiart einstellen. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Eingaben in der Vorschau im unteren Bereich passen. Bei einem gesetzten Haken bei „Erster Datensatz enthält Feldnamen“ wird die erste Zeile nicht mit importiert, weil dort die Beschreibung der Spalten eingetragen ist. Auf der 3. Seite werden nun die Felder des alten Datensatzes den Feldern im neuen zusortiert. Im linken Bereich befinden sich die alten Bezeichnungen, im rechten Feld die aus dem Kaufmann. Nun können die Spalten im linken Teil mit der linken Maustaste markiert und mit der gedrückten Maustaste in den rechten Teil  hinübergezogen werden. Wenn also beispielsweise in dem Programm, aus dem die Daten importiert werden sollen, das Feld „Postleitzahl“ vorkommt (linker Bereich), kann es so mit dem Feld PLZ aus dem Kaufmann (rechter Bereich) verknüpft werden. Auf der 4. Seite wird nun angezeigt, welche Daten importiert werden. Über die „Zurück“-Taste lassen sich noch Änderungen vornehmen. Über „Alle speichern“ wird der neue Datensatz übernommen.